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【孫老師講堂】時間達人的工作規劃



我們都知道「時間」是一項非常特殊的資源,時間是無法管理的,要管理的是「工作項目」。

面對許多待辦事項,我們應該先花一些時間思考,每項工作的目標是什麼?工作內容是什麼?需要用到哪些資源(包括時間、人、場地、設備⋯⋯等)?它的優先順序、輕重緩急?心智圖法在時間管理的應用及功能,在於有效地組織工作項目,依照任務目的或工作性質的屬性予以分類,不但能有效運用相關資源,也讓大腦可以更專注在工作本身,時間能被充分有效的使用。

為避免掛一漏萬,心智圖法在時間管理的應用技巧,是先採用擴散思考,盡可能將待辦事項都寫出來,接著以收斂思考決定優先順序與時程安排。其步驟與內容如下:

一、擴散思考階段
先不考慮工作項目預計在何日何時做,只要分門別類列出「必須」做,以及「想要」做的事情(上圖)

二、收斂思考階段
1. 確認哪些事項在這段期間必須完成,並在心智圖中標示出來,若有必要還可以思考一下它們的優先順序。
2. 在必須完成的諸多事項中,針對執行時間已經確定的事項,在其項目之後把時間填上。
3. 把必須完成且確定執行時間的事項填到行事曆。
4. 檢視行事曆空檔時間,把必須完成但執行時間有彈性的事項,根據任務性質、所需資源等因素安排到合適時段。
5. 在必須完成以外的,亦即想要做的事項中,將時間已經確定的,在心智圖當中的項目之後把時間填上。
6. 把想要做、確定執行時間,和須完成事項時間沒有衝突的,填到行事曆。
7. 最後,把想要做且時間有彈性的事項,同樣先考量其任務性質、所需資源等因素,再安排到合適的時段。


完整圖片說明請見孫易新著《案例解析!超高效心智圖法入門》,轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並須註明來自「孫易新心智圖法」及附上原文連結。


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